Invoice là gì? Invoice được sử dụng làm gì?

Invoice hay là hóa đơn là tài liệu liệt kê các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng và đặt ra nghĩa vụ đối với khách hàng là phải thanh toán cho doanh nghiệp đối với các sản phẩm và dịch vụ đó.

Invoice là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ, vì Invoice là tài liệu kinh doanh cho phép các công ty được thanh toán cho các dịch vụ của họ.

Một cách phổ biến để bắt đầu với Invoice là sử dụng các mẫu Invoice. Mẫu Invoice giúp bạn tiết kiệm thời gian để không phải nhập lại cùng một thông tin mỗi khi lập hóa đơn.

Invoice phục vụ một mục đích quan trọng cho cả doanh nghiệp gửi Invoice và khách hàng nhận Invoice. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, hóa đơn giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán bằng cách cung cấp cho khách hàng thông báo về khoản thanh toán đến hạn. Đối với khách hàng, Invoice cung cấp một bản ghi có tổ chức về một khoản chi phí với các chi tiết được chia thành từng khoản và có thể giúp lưu trữ hồ sơ.

Invoice là gì?

Invoice là gì?

Invoice là gì?

Thuật ngữ Invoice được Từ điển tiếng Anh Oxford định nghĩa là “một danh sách hàng hóa đã được gửi hoặc dịch vụ được cung cấp, với một bản tuyên bố về số tiền đến hạn cho những thứ này; một Invoice.”

Invoice là xương sống của hệ thống kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ. Invoice cho khách hàng của bạn biết họ nợ bạn bao nhiêu, khi nào đến hạn thanh toán và bạn đã cung cấp dịch vụ gì.

Invoice được sử dụng để làm gì?

Invoice được sử dụng như một tài liệu nguồn cho kế toán kinh doanh. Invoice hữu ích để ghi lại tất cả các giao dịch bán hàng mà một doanh nghiệp thực hiện với khách hàng của mình. Invoice được các doanh nghiệp sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

  • Để yêu cầu khách hàng thanh toán kịp thời
  • Để theo dõi doanh số bán hàng
  • Để theo dõi hàng tồn kho, dành cho các doanh nghiệp bán sản phẩm
  • Để dự báo doanh số bán hàng trong tương lai bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử
  • Để ghi nhận doanh thu kinh doanh để nộp hồ sơ thuế

Invoice ID là gì?

Invoice ID, còn được gọi là số hóa đơn, là một số duy nhất được gán cho mỗi hóa đơn mà doanh nghiệp tạo. Số hóa đơn là một yếu tố quan trọng của Invoice vì nó cho phép doanh nghiệp dễ dàng xác định và tham chiếu đến các giao dịch cá nhân với khách hàng.

ID hóa đơn có thể bao gồm cả số và chữ cái. Mặc dù hóa đơn không nhất thiết phải được đánh số theo thứ tự, nhưng bạn sẽ cần thiết lập hệ thống ID hóa đơn nhất quán và đảm bảo bạn không chỉ định số hóa đơn nhiều lần.

Cách đánh số hóa đơn / Invoice ID

Cách đanh số hóa đơn / invoice

Cách đanh số hóa đơn / invoice

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau mà doanh nghiệp có thể áp dụng để chỉ định số Invoice. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến để ấn định số Invoice:

TƯƠNG TỰ

Đây là cách đơn giản nhất để chỉ định số hóa đơn và là phương pháp mặc định được hầu hết các phần mềm lập Invoice dựa trên đám mây áp dụng. Để gán các số Invoicen tuần tự, bạn sẽ bắt đầu bằng bất kỳ số nào (thường là 1) và gán cho mỗi hóa đơn tiếp tục số tiếp theo trong chuỗi. Ví dụ:

Hóa đơn số 001

Invoice # 002

Hóa đơn # 003

Số hóa đơn tuần tự giúp dễ dàng duy trì nhất quán và đảm bảo bạn không bao giờ chỉ định ID hóa đơn trùng lặp.

THEO NIÊN ĐẠI

Để chỉ định số hóa đơn bằng phương pháp thứ tự thời gian, bạn sẽ sắp xếp tất cả các hóa đơn theo ngày chúng được tạo. Dãy số đầu tiên trong ID do đó sẽ luôn tham chiếu đến ngày. Sau ngày này, số hóa đơn của bạn cũng sẽ bao gồm các số duy nhất được chỉ định cho hóa đơn đó. Bạn có thể sử dụng bất kỳ định dạng ngày nào bạn thích cho số hóa đơn theo thứ tự thời gian. Ví dụ: nếu hóa đơn được tạo vào ngày 30 tháng 9 năm 2018 và số hóa đơn duy nhất là 0022, bạn có thể chỉ định số này cho hóa đơn: 2018-09-30-0022.

THEO ID KHÁCH HÀNG

Một số doanh nghiệp chỉ định ID khách hàng duy nhất cho từng khách hàng của họ và bạn có thể sử dụng ID khách hàng để chỉ định số hóa đơn. Quy trình gán số hóa đơn theo ID khách hàng tương tự như quy trình đánh số thứ tự thời gian. ID hóa đơn sẽ bắt đầu bằng số ID khách hàng và sau đó là một số duy nhất. Ví dụ: nếu bạn đã chỉ định cho khách hàng của mình số ID khách hàng là 490 và số duy nhất bạn đang sử dụng là 004, bạn có thể sử dụng phương pháp tiếp cận ID khách hàng để chỉ định số hóa đơn là 490-004.

THEO ID DỰ ÁN

Nếu doanh nghiệp của bạn thực hiện một số dự án tại một thời điểm và bạn lập hóa đơn cho khách hàng theo dự án, thì bạn có thể chỉ định số hóa đơn theo ID dự án. Phương pháp này phổ biến trong ngành xây dựng. Để chỉ định số hóa đơn theo ID dự án, phần đầu tiên của số hóa đơn của bạn sẽ tham chiếu đến ID dự án và phần thứ hai sẽ là số thứ tự để phân biệt giữa các hóa đơn khác nhau được phát hành cho dự án cụ thể này. Ví dụ: nếu bạn đang tạo hóa đơn cho dự án 6221 của mình, bạn có thể chỉ định số hóa đơn đầu tiên của mình cho dự án là 6221-001.

Invoice trông như thế nào?

Một Invoice chuyên nghiệp sẽ trông sạch sẽ, dễ đọc và đơn giản trong khi cung cấp tất cả các chi tiết về các dịch vụ được cung cấp và khoản thanh toán theo yêu cầu của khách hàng. Một Invoice chuyên nghiệp phải luôn bao gồm:

  • Thông tin liên hệ kinh doanh của bạn
  • Thông tin liên hệ của khách hàng của bạn
  • Invoice ID hoặc số hóa đơn
  • Điều khoản và thời hạn thanh toán
  • Danh sách các dịch vụ được hiển thị thành từng mục
  • Số tiền đến hạn
Mẫu Invoice / Hóa đơn

Mẫu Invoice / Hóa đơn

Làm cách nào để lập Invoice cho khách hàng?

Để lập Invoice cho khách hàng của bạn, bạn nên tạo và gửi Invoice ngay sau khi bạn hoàn thành công việc của một dự án. Bằng cách đó, các chi tiết của công việc sẽ luôn mới trong tâm trí bạn và bạn sẽ nhận được thanh toán càng nhanh càng tốt. Đảm bảo rằng Invoice của bạn bao gồm tất cả các chi tiết mà khách hàng của bạn sẽ cần để thanh toán cho bạn, bao gồm tên doanh nghiệp của bạn, ngày đến hạn Invoice và tổng số tiền đến hạn.